Office 365 usprawnia pracę na biegunie północnym

Pracownia św. Mikołaja na biegunie północnym od lat uważana jest za wzór, jeśli chodzi o koordynację projektów na światowym poziomie i dostarczanie prezentów w ekstremalnym czasie. W ostatnich latach jednak świat mocno się zmienił, dlatego żeby dotrzymać kroku cyfrowej rewolucji, Pracownia św. Mikołaja zdecydowała się na wdrożenie kompleksowego pakietu usług online w chmurze Microsoft.

Pracownia św. Mikołaja na biegunie północnym jest uważana za jedną z najbardziej efektywnych firm, które przez cały rok przygotowują się do świąt Bożego Narodzenia. Pracownia przez 364 dni prowadzi działania mające na celu skoordynowanie najbardziej zaawansowanego przedsięwzięcia logistycznego, jakim jest dostarczenie prezentów do ok. 160 mln domów w ciągu jednej nocy. Z roku na rok jednak rośnie liczba dzieci do obdarowania, a lista propozycji prezentów, które są najbardziej pożądane, staje się coraz dłuższa i trudniejsza do zrealizowania. Kris Kringle, znany szerzej jako Święty Mikołaj, CEO Pracowni przez wiele lat starał się rozwijać firmę w tradycyjnym duchu, jednak najbliższe lata pokazują znaczny spadek efektywności jego pracowników.

Prowadzę działalność już przeszło 1000 lat, ale z każdym rokiem zauważam, że zatrudnianie nowych pracowników nie poprawia jakości pracy, a realizowanie życzeń jest bardzo trudne. W tym roku przewidujemy, że otrzymamy w sumie 400 mln życzeń – mówi Kris Kringle. Mimo iż długo się opieraliśmy się przez wdrożeniem nowych technologii, uznaliśmy, że czas wpasować się w otaczającą nas rzeczywistość. Tym samym od tego roku każdy etap pracy – od produkcji po logistykę – obsługujemy dzięki wdrożeniu pakietu Office 365.

Przed wdrożeniem rozwiązania Microsoft Pracownia funkcjonowała w oparciu o papierowe zamówienia, które docierały na biegun listownie i często z winy poczty nie wszystkie trafiały do zespołu odpowiadającego za przygotowywanie listy prezentów. Ponadto stworzenie tak obszernego zestawienia wymagało zapisywania pozycji na ryzach papieru i każdorazowej akceptacji św. Mikołaja. Poza kosztami, które generował zakup papieru, dochodziły problemy z transportem list, które Mikołaj musiał mieć przy sobie w trakcie rozwożenia prezentów. Często też dochodziło do pomyłek spowodowanych przez błędnie wpisane adresy. Z dużymi wyzwaniami zmagał się również zespół R&D, który przez cały rok analizował dane za pomocą flipchartów bez możliwości porównania wskaźników zadowolenia z poprzednimi latami.

Widząc zmiany na rynku i możliwości oferowane przez nowoczesne rozwiązania, Pracownia postanowiła przenieść dane z ostatnich lat i wprowadzić nowy standard pracy, który pozwoli zminimalizować czas poświęcony na coroczne przygotowania i poprawić jakość komunikacji w poszczególnych zespołach. Świętemu Mikołajowi zależało na rezygnacji z papieru, żeby jego działalność była EcoFriendly oraz na wdrożeniu systemu, do którego miałby dostęp z każdego miejsca na świecie – tym samym, żeby nie ponosił wysokich kosztów wprowadzenia skomplikowanej infrastruktury sieci. W ostatnich latach staraliśmy się przekonać szefa, że potrzebujemy coraz więcej osób do obsługi, jednak dzięki rozwiązaniu Microsoft okazało się, że potrzebowaliśmy jedynie optymalizacji naszych działań. Wielu z nas może teraz np. na tabletach pracować z domów, co nie wpływa na pogorszenie jakości pracy – mówi elf Blink, Specjalista ds. komunikacji wewnętrznej.

Pracownia zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania chmurowego Microsoft Office 365, którego główną zaletą jest kompatybilność z narzędziami, z których korzysta większość gospodarstw na całym świecie. Na dedykowane Centrum Życzeń zaczęły spływać zamówienia od dzieci z całego świata, a w połączeniu z Microsoft Excel z łatwością można je katalogować pod kątem wartości czy lokalizacji, których koordynaty określają Mapy Bing. Dostęp do bazy zamówień ma każdy elf z poziomu smartfona, co jednocześnie rozwiązało kolejny problem, jakim była komunikacja między zespołami. Obecnie zespoły mogą się porozumiewać dzięki usłudze Yammer, co okazuje się niezwykle efektywne w sytuacjach zmian pogodowych w różnych rejonach świata i przekazywaniu informacji o możliwych opóźnieniach w dostawach prezentów. Nieoceniona jest również możliwość błyskawicznej komunikacji i sprawnego organizowania telekonferencji dzięki Skype.

Dzisiaj mogę bez wyrzutów sumienia powiedzieć, że wdrożenie było dobrą decyzją. O wiele łatwiej jest mi sprawdzić, co tym roku zażyczył sobie np. Tim Cook, który pod choinką znajdzie Office 365 na iPada. Lat mi nie ubywa, więc taka natychmiastowa pomoc z poziomu telefonu szybko pozwala uniknąć pomyłki – mówi św. Mikołaj, z dumą przedstawiając swoją Lumię 930. Co więcej nasz zespół R&D, z pomocą Power BI, w czasie rzeczywistym będzie analizował, czy udało nam się zrealizować życzenia – dzięki temu z każdym rokiem będziemy coraz bardziej skuteczni – dodaje.

Wdrożenie Office 365 na biegunie północnym objęło takie narzędzia jak: Microsoft SharePoint Online, Skype, Microsoft Office Professional Plus oraz Microsoft Exchange Online, które łączą niezbędne funkcje dotyczące komunikacji, tworzenia i dzielenia się dokumentami online. W efekcie zrealizowanego wdrożenia z rozwiązania korzystać będą wszystkie elfy (dane utajnione przez biegun północny) i św. Mikołaj.